Shopfloor Management - Führen am Ort des Geschehens

Wir haben das Thema „Führung“ als zentralen Erfolgsfaktor - nicht nur in Transformations- und Veränderungsprozessen – in den letzten Beiträgen bereits behandelt.  

Nun stellt sich die Frage, wie kann die Führungsleistung verändert und konstant verbessert werden, so dass aus einer Methode ein Standard für Führung wird. Dazu gibt es viel zu recherchieren und nachzulesen. Im Shopfloor Management werden nicht standardisierte Besprechungen in standardisierte Shopfloor Meetings gefasst und konzentriert. Die Verschwendungen in den administrativen Bereichen sind „Zeitkiller“ die weitestgehend eliminiert werden müssen und können.

Der grundlegende Ansatz des Shopfloor Management beruht auf 5 Elementen:

  1. Standardkommunikation und Visualisierung
  2. Stabilität der Prozesse
  3. Go & See
  4. Klare Priorisierung
  5. Nachhaltige Problemlösung

Die Kommunikation ist wertstromorientiert und auf den Kundennutzen fokussiert. Die Befähigung der Mitarbeiter zur Problemlösung sowie die transparente Darstellung von Zahlen, Daten und Fakten fördern nicht nur die Motivation sondern sind auch Basis für effiziente (Verbesserungs)-Prozesse sowie nachhaltig gute Ergebnisse.

Die Präsenz der Führungskräfte am Shopfloor richtet sich nach deren Funktion.
Als Zielwerte können angenommen werden:
Werkleiter: ca. 20%
Abteilungsleiter: ca. 30-50%
Meister: ca. 50-60%
Teamleiter: > 80%

Wie viel Zeit verbringen Sie aktuell am Ort des Geschehens?
Wann sind Sie am Shopfloor?
Gibt es geregelte Zeiten? Oder nur bei Problemen?

„Der Stundenplan“

Der erste Schritt noch vor der Umsetzung des Shopfloor Management ist die Erstellung eines Produktionstagebuch. Dieser Stundenplan standardisiert und synchronisiert den Tagesablauf für die beteiligten Führungskräfte.

Je nach Funktion der Führungskraft ist geregelt, wann und zu welchen Themen Präsenz vor Ort geplant ist, Meetings stattfinden oder für Büroarbeit. Beispielhaft genannt sind Themen wie Schichtstart, Anwesenheit der Mitarbeiter, Sicherheit, Ausbringung, aktuelle Probleme, Teambesprechungen, Projektarbeit, administrative Tätigkeiten.

Die Ausarbeitung des Produktionstagebuch erfordert entsprechende Kapazität, da nicht nur vertikal sondern auch horizontal (also zwischen den Abteilungen) geplant wird. Nach unserer Erfahrung ist der „Stundenplan“ zu Anfang nicht immer sofort perfekt und muss angepasst werden. Spätestens nach 1-2 Wochen und aber haben sich die Beteiligten daran gewöhnt und wissen wann wo was zu tun ist. Die Standardisierung trägt Früchte!

Wie wird das Shopfloor Management umgesetzt?

Shopfloor Management lässt sich gut mit einer Informationspyramide beschreiben.
Der Informationsfluss verdichtet sich von der Wertschöpfung und den einzelnen Shopfloor-Teams bis hin zum Bericht an Werkleiter oder Geschäftsführung.

Beispielhaft für eine Firma mittlerer Größe könnte die Berichtspyramide „von unten“ wie folgt gestaltet sein:

  1. Shopfloor Meeting 6 Uhr: Die Teamleiter und Mitarbeiter treffen sich zum Schichtstart, bzw. Arbeitsbeginn.
  2. Shopfloor Meeting 6:45 Uhr: Die Teamleiter berichten ihren jeweiligen Meistern.
  3. Shopfloor Meeting 7:30 Uhr: Die Meister berichten an die Abteilungsleiter.
  4. Werksshopfloor Meeting 8:15 Uhr: Die Abteilungsleiter berichten an den Werkleiter oder Geschäftsführer.

Für die Einführung dieser Kaskade und die Wirksamkeit zu testen hat sich folgende Vorgehensweise als hilfreich erwiesen:

  1. Das Produktionstagebuch wird abgestimmt und erstellt.
  2. Ein Pilotbereich wird benannt; die Mitarbeiter dieser ersten Kaskade werden geschult und trainiert.
  3. Der Ort für das Shopfloor Board wird ausgewählt, das Board wird gestaltet.
  4. Die täglichen Meetings starten und werden durch einen Berater begleitet. Der jeweilige Moderator erhält direkt nach dem Meeting Feedback.
  5. Finetunig und Role out.

Wie können Shopfloor Boards gestaltet werden?

Shopfloor Management ist wie bereits beschrieben ein Instrument oder Methode zur Steigerung der Führungsleistung und Führungsqualität. Deshalb ist es wichtig, nicht nur Zahlen, Daten und Fakten darzustellen, sondern das Board schrittweise weiter zu entwickeln. Eine Möglichkeit zur Einführung ist die Gliederung zunächst in 3 Gruppen:

  1. Leader Standard Work
    • Produktionstagebuch
    • T-Card System / Prozessbestätigung
    • Eskalationskriterien
    • Go & See
  2. Visuelles Management
    • KPI´s (Schlüsselkennzahlen)
    • Statusüberblick
    • Entwicklung der definierten Kennzahlen
  3. Zielemanagement
    • Jede Kennzahl hat einen Zielwert
    • Die Ziele werden monatlich überprüft
    • Sollte ein Ziel erreicht sein, so wird die „Messlatte“ höher gelegt
    • Wird ein Ziel nicht erreicht werden Gegenmaßnahmen eingeleitet

Diese Gruppen bilden die Basis für das strukturierte Führen am Ort des Geschehens.
Nun kommen zwei wichtige Punkte hinzu:

Es sind dies die Einführung der kontinuierlichen Verbesserungsprozesse ( KVP) sowie die Problemlösungskultur. Probleme werden durch Abweichungen von den Zielwerten erkannt, bewertet, priorisiert und – wenn nötig - als Top-Themen definiert.

Die Problemlösungsprozesse werden angestoßen und im Idealfall mittels der PDCA-Methode bearbeitet und dokumentiert.

Wiedervorlagelisten (Wer macht was bis wann) sowie Maßnahmenpläne mit Zeitschienen sichern nicht nur die Nachhaltigkeit ab, sondern dienen ebenfalls der Ressourcenplanung. Aus der Erfahrung werden mit Beginn des Shopfloor Management viele Probleme sichtbar. Wir empfehlen deshalb eine Fokussierung auf die Top-Themen sowie die Planung der notwendigen Ressourcen.

Alles muss sich erst einspielen und wichtig: Schnelle positive Ergebnisse sind nicht nur Motivation für die Beteiligten sondern steigern auch die Akzeptanz des Shopfloor Management in der Belegschaft. Wieder gilt: Es geht um Veränderung. Am besten, man erlebt diese positiv!

Wir verzichten an dieser Stelle auf Bilder und Darstellungen von Boards. In unseren Projekten gestalten wir diese mit den jeweiligen Führungskräften und Mitarbeitern gemeinsam und individuell. Auch die Gestaltung der Boards unterliegt der kontinuierlichen Verbesserung. Die Informationen müssen leicht verständlich, transparent und aussagefähig sein.

 Das regelmäßige Treffen an den Boards, die Struktur der Kommunikation, das Verhalten der Führungskräfte und Mitarbeiter untereinander zeigen häufig „unsichtbare“ Potenziale auf.

 Als Beispiele können aufgeführt werden: Strukturierte Problemlösung, Bewusstsein für Verschwendung, Verbindlichkeit, Gemeinsamer Respekt, Aktives Zuhören, keine Schuldzuweisungen, Lernen durch Einsicht, Feedbackkultur, Umgang mit Widerstand, Mitarbeiterbefähigung, uvm.

Wir begleiten diese Meetings in der Einführungsphase und unterstützen die Führungskräfte in den Prozessen des Leader Standard Work. Im Nachgang der Meetings geben wir Feedback und Bestätigen die Prozesse wie z.B. Einhaltung der Agenda und Spielregeln. Waren die Teilnehmer vollständig anwesend? Sind die Prozesse dem Board gefolgt? Wurden Termine eingehalten, Ergebnisse eingefordert, Fragetechniken angewandt und Feedback gegeben?
Warum das alles?

Das Feedback der Führungskräfte ist nahezu durchgängig: Es ist oftmals eine Herausforderung nach klaren Regeln und Standards zu kommunizieren und zu führen. Das Leader Standard Work ist der erste und vielleicht auch wichtigste Schritt hin zur Steigerung der Führungsleistung und strukturierten Problemlösung.

Shopfloor Management bestimmt aber auch die Art der Kommunikation horizontal, also zwischen den verschieden Bereichen wie z.B. Entwicklung, Einkauf, Arbeitsvorbereitung, Produktion, Qualitätssicherung, Logistik und Vertrieb.

Ähneln im Allgemeinen nicht viele Meetings und Besprechungen Debattierclub´s wie wir diese aus den vielen „Fernseh-Diskussionen“ kennen? Fragen wird ausgewichen, drumherum geredet und nichts gesagt, ständig unterbrochen .... . Selbst die Moderatoren verfallen oft in diese Unsitten.

Hier bietet Shopfloor Management eine große Chance zur produktiven Regelkommunikation!
Da die Meetings direkt am Shopfloor stattfinden hören, sehen und spüren die Mitarbeiter wie interessiert und konstruktiv die Führungskräfte den Wertstrom unterstützen.

Es ist immer wieder interessant zu sehen, wie positiv sich eine professionelle Shopfloor Management-Kultur auf das respektvolle und produktive Miteinander auswirkt.

Die Teilnehmer sind pünktlich und gut vorbereitet. Handy´s und Telefone bleiben während der maximal 10-15 Minuten ausgeschaltet. Die Gesprächsteilnehmer fassen sich kurz, bleiben beim Thema. Es wird „nur“ berichtet, nicht diskutiert oder Lösungen besprochen. Wie im Workshop gilt auch in den Meetings: Nichtssagen ist Zustimmung.

Besonders hervorheben möchten wir an das „Go & See“.
Große Probleme, wichtige Auffälligkeiten oder sicherheitsrelevante Themen werden im Shopfloor Meeting als „Go & See“ für diesen Tag benannt. Nach dem Meeting gehen alle Beteiligten direkt vor Ort und verschaffen sich selbst ein Bild der jeweiligen Situation. Betroffene Mitarbeiter berichten oder zeigen die Abweichungen oder Missstände und weisen auf mögliche Konsequenzen hin.

Besonders Führungskräfte, die nicht ständig oder nur sehr selten vor Ort sind bekommen so ein völlig neues oder bis dahin unbekanntes Bild. Betroffenheit ist nicht selten. Ebenso aber auch die teilweise tollen Ideen, Vorschläge und Möglichkeiten, Probleme zu lösen oder Missstände abzuschaffen. Warum? Weil sie noch nicht voreingenommen sind und aus der Hubschrauberperspektive auf die jeweilige Situation blicken.

Das „Go & See“ zeigt aber auch das ehrliche Interesse der Führungsmannschaft gegenüber den betroffenen Mitarbeitern am Shopfloor.

Shopfloor Management ist gelebte Führung am Ort des Geschehens.
Führungskräfte werden Vorbilder verstehen die Prozesse, unterstützen und entwickeln ihre Mitarbeiter.

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Holger Rotter
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